Una reunión de trabajo, lejos de significar una pérdida de tiempo y  un momento aburrido entre los miembros del círculo laboral, debe suponer mayor productividad, organización y comunicación.

Para que estos pasos se cumplan adecuadamente, hay una serie de consejos que deben seguir los que convocan las reuniones de trabajo, y que es importante que los respeten para poder ver resultados positivos una vez finalizados estos encuentros.

Claves para unas buenas reuniones de trabajo

Lo primero que hay que considerar, es que debe haber un objetivo claro y real para la realización de estos encuentros. Debe evitar a toda costa que sus trabajadores piensen que es una pérdida de tiempo y que solo se dijeron cosas que pudieron haber sido dichas por un correo electrónico. Debe hacerles entender lo importante de reunirse, para compartir y establecer ideas que los ayudarán a llegar a la consecución de objetivos.

También es esencial que avise con anticipación y que establezca con claridad la hora, el lugar y el tema a tratar en la reunión, para que los asistentes estén claros y preparados. Insista mucho en la puntualidad, puesto que si hay retrasos en cuanto a la hora, más tiempo se llevará la reunión. No olvide que hacer reuniones improvisadas interrumpen el trabajo de sus empleados y los desorganiza.

Es necesario que evite que se lleven laptops o celulares para la reunión, porque esto hará que estén desenfocados y no presten la atención debida. La única manera en la que puede permitir esto, es que necesiten estos equipos para mostrar o investigar algo referente al encuentro. Es importante que trate de que las reuniones de trabajo no sean tan frecuentes y que se realicen como máximo, una vez a la semana.

Así también es imperativo que lleve una agenda y que trate de no desviarse de ella, para evitar caer en temas que no vienen al caso y hacer creer que es una pérdida de tiempo. Recuerde que una reunión de trabajo es para exponer su testimonio, pero también para interactuar con los demás y escucharlos a ellos, porque si no, simplemente puede limitarse al envío de un correo electrónico.

Luego, es recomendable que envíe una minuta, en un plazo no mayor a las 48 horas después de la reunión, para que todos los puntos conversados, queden establecidos por escrito.

No permita que sus trabajadores le tengan miedo o fastidio a las reuniones de trabajo, sino todo lo contrario. Hágalos entender, a través de ejemplos, que éstos son momentos para compartir y para colocarse metas en conjunto, de manera de ser mucho más productivos y responsables.